Grip op een installed base die over de hele wereld staat: hoe Hobré International zijn internationale serviceproces op orde bracht, tot op de meetlijn.

Een engineer staat bij een installatie, ergens aan de andere kant van de wereld. Voor hem één meetlijn die nagelopen moet worden. De vraag is simpel en tegelijk lastig: welke softwareversie draait hier, welke tekening hoort erbij, en wat is er de vorige keer gedaan? Bij Hobré zat dat antwoord wél ergens in de organisatie, alleen niet altijd binnen handbereik op het moment dat de engineer het nodig had.

Hobré uit Purmerend bouwt al meer dan veertig jaar online analyzers, sample conditioning-systemen en procesanalytische oplossingen voor de energie-, chemische en procesindustrie. Met duizenden installaties over alle continenten is de serviceorganisatie zo sterk als de informatie die een engineer op locatie bij de hand heeft.

Eerst begrijpen hoe het werk loopt, dan bouwen

Hobré had goed inzicht in zijn systemen en installaties. Maar dat inzicht zat verspreid: serienummers, tekeningen, softwareversies en contractafspraken op verschillende plekken. Een serviceteam dat snel wil handelen, was daardoor eerst tijd kwijt met het bij elkaar zoeken van de juiste informatie voordat het echte werk kon beginnen.

We begonnen daarom niet bij de techniek, maar bij het werk. Eerst scherp krijgen hoe een servicebezoek echt verloopt, van voorbereiding tot rapportage, en dan pas bouwen. Die volgorde bepaalde alles wat erna kwam.

Alles van één meetlijn op één plek

De oplossing is een model-driven Power App die voor de hele organisatie de plek werd om de installed base te kennen. Voor elke meetlijn staat de volledige technische configuratie klaar: serienummers, tagnummers, softwareversies en contractinformatie, met de bijbehorende technische tekeningen en handleidingen eraan gekoppeld.

Een engineer weet daardoor vóór en tijdens een bezoek precies welke configuratie op locatie aanwezig is, zonder eerst te hoeven bellen of zoeken. De kennis die Hobré al had, staat nu op de plek waar het werk gebeurt.

Het servicebezoek van begin tot eind

Ook het serviceproces zelf loopt nu in dezelfde app mee:

• Engineers leggen hun werkzaamheden, reistijd en voorbereiding direct op locatie vast, zodat de urenregistratie en de facturatie kloppen met wat er die dag echt is gebeurd.
• Na elk bezoek maakt het systeem een gestructureerd technisch rapport dat direct met de opdrachtgever wordt gedeeld.
• Follow-up-acties blijven niet hangen in e-mails of losse notities, maar worden geregistreerd en toegewezen aan de juiste medewerker, zodat er niets tussen wal en schip valt.
• Ondersteuningsverzoeken worden centraal beheerd en afgehandeld via de ticketbox.

Dagelijks onderdeel van de serviceorganisatie

De install base-app staat niet op zichzelf. Hobré gebruikt Overse dagelijks voor ticketmanagement, planning, install base management en SharePoint. Samen ondersteunen die het registreren, opvolgen en afhandelen van serviceverzoeken, het plannen van werkzaamheden en het centraal beheren van documentatie en klantinformatie. Door die informatie centraal te houden, heeft een serviceteam overal ter wereld sneller de juiste gegevens bij de hand en kan het eerder reageren op een service- of onderhoudsvraag.

Waarom Hobré en Overse samenwerken

Wat de samenwerking kenmerkt is een nuchtere houding: eerst snappen hoe het werk loopt, dan bouwen wat het verschil maakt. Geen groot programma, maar een oplossing die rust brengt in de operatie en meegroeit met wat Hobré nodig heeft.

"De samenwerking met Overse kenmerkt zich door betrouwbaarheid, betrokkenheid en een goed begrip van onze bedrijfsprocessen. De combinatie van een gebruiksvriendelijk systeem, flexibiliteit in de inrichting en deskundige ondersteuning heeft bijgedragen aan een hogere efficiëntie, betere informatiebeschikbaarheid en meer transparantie binnen onze organisatie. Wij bevelen Overse dan ook van harte aan aan organisaties die op zoek zijn naar een ervaren en betrouwbare partner." aldus Rob.