Van versnippering naar structuur met één flexibel platform
Die groei bracht echter ook nieuwe uitdagingen met zich mee. “We wilden af van versnippering, fouten voorkomen en strategisch kunnen sturen vanuit één centrale plek,” vertelt Gijs Derks. Voorheen werd cruciale informatie bijgehouden in talloze Excel-bestanden, waarin contactpersonen, partnerbijdragen, communities en projecten verspreid stonden opgeslagen. Versies liepen door elkaar, waardoor processen kwetsbaar werden. “De foutgevoeligheid en eindeloze kolommen maakten ons werk frustrerender naarmate we groeiden,” zegt Derks. “We hadden dringend behoefte aan rust, overzicht en schaalbaarheid.”
Concreet resultaat: efficiëntie, overzicht en automatisering
Overse ontwikkelde voor Cirkelstad een op maat gemaakte CRM-oplossing in Microsoft Power Apps volledig afgestemd op hun unieke manier van werken. Alle informatie en processen komen samen in één centrale, overzichtelijke omgeving die met de organisatie meegroeit. “Een standaard CRM was voor ons niet voldoende” vertelt Gijs Derks. “We wilden méér: onze communities beheren, automatisch factureren en projecten inclusief begrotingen bijhouden. Die flexibiliteit was essentieel.”
Waar informatie voorheen verspreid stond over verschillende Excel-bestanden, mails en losse tools, is nu alles geïntegreerd in één gebruiksvriendelijk platform. Facturen worden automatisch gegenereerd en gekoppeld aan het boekhoudpakket, waardoor handmatig werk en fouten tot een minimum zijn beperkt.
Ook het projectbeheer verloopt gestroomlijnd: budgetten en goedkeuringsflows zijn direct inzichtelijk en aanmeldingen voor trainingen worden automatisch verwerkt. Dankzij de koppeling met Mailchimp kan Cirkelstad bovendien eenvoudig gerichte communicatie versturen naar specifieke doelgroepen.
“Wat eerst handmatig en foutgevoelig was, verloopt nu soepel en geautomatiseerd,” vertelt Gijs Derks. “We hebben grip op onze data, werken efficiënter en kunnen strategischer sturen dan ooit.”
Zichtbare impact op de dagelijkse praktijk
De impact op de dagelijkse praktijk is groot: processen zijn sneller en betrouwbaarder, fouten zijn geminimaliseerd en het team werkt efficiënter. Cirkelstad is minder afhankelijk van losse bestanden of individuen en beschikt over een digitale basis die klaar is voor verdere groei.
Waarom Cirkelstad kiest voor Overse
Wat Cirkelstad vooral waardeert, is de manier van samenwerken. Overse denkt kritisch mee, stelt de juiste vragen en durft ook te remmen als dat nodig is. “We kozen bewust voor een pragmatische aanpak: geen uitgebreid plan met wireframes, maar direct aan de slag met een eerste versie. Dat gaf snelheid én vertrouwen” vertelt Gijs Derks.
Ook in het verdere traject keek Overse bij elke stap kritisch mee of onze vraag wel de juiste was. Die aanpak hielp ons bewuste keuzes te maken en gaf vertrouwen in het hele proces. “Het voelt alsof jullie mede-eigenaar zijn van ons probleem,” vervolgt hij. “Jullie nemen verantwoordelijkheid, denken vooruit en vertalen onze wensen naar oplossingen die echt verschil maken.”
Delen met anderen
