De reden om op zoek te gaan naar een dergelijke tool, is de groei(ambitie) van het bedrijf. ‘’We verwerkten aanvragen al automatisch, maar de wens om dit proces nog efficiënter in te richten, werd elk jaar dat we groeiden groter’’, vertelt Martijn Duijn, IT-architect bij Hero. ‘’Overse heeft met Power Apps en Power Automate een applicatie gemaakt die perfect samenwerkt met ons ERP-systeem Microsoft Business Central. De ‘dossier-app’ noemen we ‘m hier intern.’’
Documenten automatisch inladen
In de dossier-app kunnen Hero-medewerkers per opdrachtgever en per functie instellen welke documenten in het dossier van een kandidaat moeten zitten. Start er binnenkort een nieuwe interim-professional, dan zet het systeem automatisch de benodigde documenten in het dossier.
Lijst met documenten die nog ontbreken
Maar dat niet alleen. Het systeem zorgt ook voor een takenlijst met daarop de documenten die nog ontbreken. “Verloopt een paspoort bijna? Dan krijg je de melding dat er een nieuwe kopie moet worden opgevraagd. Dat is natuurlijk erg fijn’’, zegt Martijn. ‘’We kunnen daardoor nog sneller handelen.’’
Van 2 minuten naar 10 seconden
De app is ook een handige tool om mee te archiveren, geeft Martijn aan. ‘’Stuurt iemand KvK-gegevens op, dan kun je die meteen naar de dossier-app slepen. Die slaat het vervolgens veilig op in SharePoint en geeft de mededeling dat de taak is afgerond. Voorheen was je daar zo’n twee minuten aan kwijt. Nu hooguit tien seconden.’’
App uitbouwen
De samenwerking met Overse bevalt zo goed dat Hero de app laat uitbouwen. Martijn verklapt welke extra toepassingen op het wensenlijstje staan. ‘’Meer flexibiliteit in het versturen van herinneringen als een kandidaat nog niet alles heeft aangeleverd én een jaarlijkse melding als het tijd is om bepaalde kandidaatgegevens te controleren, op te vragen of – vanwege de AVG – te verwijderen. Dan hebben we nóg meer grip op het proces.’’
Delen met anderen
