.svg){kind=small}
Administratieplanning voor accountancy- en administratiekantooren
Een digitale beheercyclus die klantadministraties actueel houdt en management inzicht geeft in achterstanden.
Binnen accountancy- en administratiekantoren worden klantgegevens vaak bijgehouden in een lijst of app, zonder duidelijke cyclus voor controle en actualisatie. Gegevens blijven daardoor jarenlang ongewijzigd, verantwoordelijkheden zijn niet altijd helder en het management heeft geen zicht op achterstanden. Wanneer medewerkers uit dienst gaan, blijven klanten soms zonder actieve beheerder. Dit leidt tot onzekerheid over de juistheid van informatie en maakt het lastig om gericht te sturen op werkdruk en kwaliteit.
- actuele klantgegevensInzichtMinder handmatige opvolging
Over deze oplossing
De Administratieplanning is een combinatie van een Power App voor medewerkers en een Power BI-dashboard voor management. De oplossing bewaakt wie verantwoordelijk is voor welke klantadministratie en dwingt periodieke controle af via een vaste goedkeuringscyclus. Klantkaarten verlopen automatisch na tien maanden, waarna de verantwoordelijke medewerker een melding ontvangt om de gegevens te controleren en bij te werken.
Medewerkers werken in een gestructureerd formulier waarin zij klantgegevens kunnen aanpassen, tussentijds opslaan en doorzetten naar de volgende fase in het proces. Assistenten controleren en keuren de gegevens goed. Management en teamleiders volgen de voortgang via een dashboard dat inzicht geeft in achterstanden en de ouderdom van openstaande taken.
Goedkeuringscyclus en statusbeheer
De Administratieplanning werkt met een vaste statuscyclus: van ‘Nog in te vullen’ naar ‘Bijwerken’ en uiteindelijk ‘Goedgekeurd’. Elke status heeft een duidelijke rol en verantwoordelijkheid binnen het team. Administratief ondersteuners werken gegevens bij, assistenten controleren en keuren goed.
Gebruikers zetten de status bewust door via vaste knoppen in de app, waardoor het proces traceerbaar blijft. Alle wijzigingen worden vastgelegd in een status- en wijzigingshistorie. Organisatorisch zorgt dit voor duidelijkheid over eigenaarschap, voorkomt het stilstaande dossiers en maakt het mogelijk om structureel te sturen op kwaliteit en actualiteit.
Klaar voor de toekomst
De Administratieplanning is schaalbaar opgezet en geschikt voor groeiende klantportefeuilles en teams. Door gebruik te maken van configuratielijsten kunnen teamleiders en verantwoordelijkheden worden aangepast zonder wijzigingen in de applicatie zelf. De vaste cyclus en het inzicht in achterstanden maken de oplossing duurzaam inzetbaar, ook wanneer processen of teams veranderen
De belangrijkste functies
Automatische hercontrole na tien maanden
Na tien maanden wordt een goedgekeurde klantkaart automatisch teruggezet naar de status ‘Bijwerken’. De verantwoordelijke medewerker ontvangt een melding om de gegevens opnieuw te controleren.
Fallback bij uitdiensttreding
Wanneer een medewerker niet langer actief is, herkent het systeem dit automatisch en worden taken doorgestuurd naar de ingestelde teamleider.
Managementdashboard met aging-analyse
Het Power BI-dashboard toont openstaande taken op basis van ouderdom, zodat management direct ziet waar actie nodig is.
Statushistorie en changelog
Alle statuswijzigingen en aanpassingen worden vastgelegd, zodat altijd inzichtelijk is wie wanneer welke gegevens heeft aangepast.
Gebundelde herinneringsmails
Medewerkers ontvangen wekelijks één e-mail met hun openstaande klanttaken.
Slimme formulieren met conditionele velden
Het formulier toont alleen relevante vragen op basis van eerdere invoer, zodat belangrijke gegevens niet worden gemist.
De voordelen van onze benadering
Over deze oplossing
Gestandaardiseerd maatwerk
Integratie met applicaties
Snelheid en doorontwikkeling
Op basis van Microsoft 365
Hoe wij werken
Kennismaking
Voorbereiding
Inrichting
Oplevering
Veelgestelde vragen
Sommige vragen krijgen we vaker, daarom hebben we de meest-gestelde vragen over deze app alvast voor je op een rij gezet. Klik op een vraag om het antwoord te bekijken.
worden?
de app?
meegeleverd?
Overse heeft overduidelijk een diepgaand begrip van de materie en de vaardigheid om ingewikkelde zaken begrijpelijk en eenvoudig uit te leggen. Zij praten daarbij niet vanuit de techniek, maar vanuit de taal van de gebruiker. Dit maakt het heel prettig om te communiceren.
Dit is waarom bedrijven voor ons kiezen
Bij ons draait alles om onze klanten en hun tevredenheid. Al onze klanten zijn uniek en met onze persoonlijke en professionele aanpak weten wij waar onze IT-oplossingen het (meetbare) verschil gaan maken.
Bekijk onze referentiecases
De kennis, adviezen en de begeleiding van Overse zijn van grote waarde bij onze transitie naar een hybride en moderne werkvorm binnen Microsoft 365.
Over ons
Groeiende organisaties hebben hun eigen manier van werken. Die werkt vaak goed, totdat de technologie niet meer aansluit. Standaardapplicaties passen nét niet, waardoor kansen om slimmer te werken onbenut blijven en teams zich moeten aanpassen aan systemen in plaats van andersom.
Er wordt hard gewerkt, maar veel processen blijven onnodig handmatig en inefficiënt. Informatie raakt versnipperd, er ontstaan omwegen en automatisering stopt waar het juist waardevol wordt.
Wij helpen groeiende organisaties om technologie in te zetten op een manier die wél werkt. Met low-code als fundament bouwen we oplossingen die aansluiten op de praktijk van vandaag en flexibel genoeg zijn om mee te groeien.
Meer over ons
Diensten
Expertise
Inspiratie
Bedrijf
