Publiceren van documenten
Veel organisaties maken gebruik van een intranet als centrale plaats binnen de organisatie waar belangrijke bedrijfsdocumenten staan, zoals handleidingen, een personeelshandboek of andere beleidsdocumenten. Er is een afdeling die deze documenten maakt, vaak op SharePoint of Microsoft Teams. Wanneer documenten klaar zijn en gedeeld mogen worden, willen we deze publiceren op het intranet en een eventuele oude versie vervangen. Je kan hiervoor in SharePoint al de 'Copy to' en 'Move to' functionaliteit gebruiken, maar met veel documenten die beheerd moeten worden, is dat lang niet altijd overzichtelijk. Met een Power Automate stroom automatiseer je het publiceren van documenten met één druk op de knop. Naast dat dit tijdbesparend en efficiënt is, voorkom je dus ook fouten zoals dubbele versies van een document op verschillende locaties.
Beheer van SharePoint-sites en Microsoft Teams
Als IT-afdeling wil je wildgroei van sites en Teams voorkomen. Als gebruiker van meerdere teams, wil je graag structuur in je werk, zodat je informatie snel en eenvoudig kan vinden. Stroomlijn en automatiseer het aanvragen en aanmaken van SharePoint sites doormiddel van een Power App. Hierin kan je de aanvrager ook verplichten om een tweede eigenaar te selecteren voor de site. Dit is handig voor wanneer de eerste eigenaar niet beschikbaar is.
Nadat de aanvraag is ingediend wordt er doormiddel van Power Automate een goedkeuringsverzoek verstuurd naar de manager of de IT-afdeling. De site zal na de goedkeuring worden uitgerold volgens de bedrijfsafspraken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld standaard naamgeving, mappen die automatisch worden aangemaakt met daarin documentsjablonen of standaard kanalen die worden klaargezet.
Verbeter projectmanagement
Bied gebruikers op elke site diverse tools aan voor bijvoorbeeld het uitrollen van document sjablonen binnenin een project site. In de embedded Power App op de SharePoint site pagina zie je standaard alle document sjablonen die bij het type site horen. Met één druk op de knop worden de documenten beschikbaar gemaakt op de huidige site. Power Apps biedt namelijk de mogelijkheid om automatisch te detecteren op welke SharePoint site de app wordt gebruikt. Of houdt de voortgang van het project bij in een embedded Power App op de site, en geef de voortgang visueel weer in een Power Bi rapportage zodat iedereen de laatste stand van zaken kan inzien.
Efficiënter formulierbeheer met Microsoft Forms en Power Automate
Combineer SharePoint met Microsoft Forms en Power Automate voor het automatiseren van vervolgstappen nadat een gebruiker een formulier heeft ingevuld. Embed een Microsoft Form op je SharePoint pagina voor bijvoorbeeld het aanvragen van een thuiswerkplek. Nadat het formulier is ingevuld, wordt de afdeling die verantwoordelijk is voor dit soort aanvragen genotificeerd en gevraagd om goedkeuring. Wanneer de afdeling de aanvraag goedkeurt, wordt de werkplek automatisch besteld en de aanvrager hierover geïnformeerd. Dit leidt tot een snellere verwerking van informatie en verbetert de interne processen.
Een levendig intranet
Terwijl Microsoft SharePoint een robuust platform biedt voor samenwerking en documentbeheer, ontbreekt het standaard aan bepaalde specifieke functionaliteiten die de gebruikerservaring en levendigheid van SharePoint aanzienlijk kunnen verbeteren. Met de kracht Power Platform kan je dit gat eenvoudig opvullen.Denk aan een app die verjaardagen van collega's toont, of een interactieve kaart van vergaderruimtes met daarop de geplande afspraken voor elke ruimte. Voeg daar een dagelijks bijgewerkt overzicht van het lunchmenu in de kantine aan toe, en je hebt een platform dat niet alleen functioneel is, maar ook bijdraagt aan een prettigere werkomgeving.
Integratie van externe data in SharePoint
Soms ontkom je er niet aan om gebruik te moeten maken van andere oplossingen buiten Microsoft 365 omdat deze nou eenmaal beter aansluiten bij de behoeftes. Denk bijvoorbeeld aan ArcGIS voor het beheren, verwerken, analyseren van luchtfoto’s en satellietbeelden. Of TopDesk voor het bijhouden van supportverzoeken. Deze producten en vele andere hebben zogenaamde API’s. Via API’s kan het Power Platform informatie ophalen uit bijvoorbeeld TopDesk en op het intranet weergeven hoeveel tickets er vandaag zijn afgehandeld en hoeveel er nog open staan. Zo hoeft je niet te wisselen tussen verschillende applicaties en heb je altijd actuele data.Bonus: Stroomlijnen van goedkeuringen in SharePoint nieuws Wist je dat de standaard goedkeurings verzoeken van SharePoint voor het posten van nieuws en pagina’s gebruik maakt van Power Automate? Deze functionaliteit zorgt voor consistente een vlotte publicatie van pagina’s, wat cruciaal is voor interne communicatie.
Door de krachten van SharePoint en het Power Platform te bundelen, kan jouw bedrijf zijn digitale processen naar een hoger niveau tillen. Benieuwd hoe deze combinaties jouw bedrijf kunnen helpen? Neem contact met ons op voor meer informatie en ervaar het zelf.
